现场物料：落实现场布置。包括舞美、灯光音响、鲜花、签到台、展 台、背景、横幅、道具、座椅等。如果现场有布置冷餐，须提前落实摆放位置及数量。核查需用的活动及演出道具，保证物品的齐全。声像多媒体：检查话筒架，调试话筒，保证话筒电池的电力充足。弄清灯光及音响的调试情况。提前播放视频，确保音频、视频文件的齐全，安排好播放顺序，试播过程中应随时与相关人员交流沟通，不出差错。
与演员及主持人等相关人员进行沟通，记录各环节对灯光、音响及其他设备的要求，并进行协调，确保活动质量。现场环境：保证现场的整洁，尤其注意各角落，保证观众视内无杂物。现场内外的横幅、展架等所有宣传品及物料都要摆放到最合理的位置，并做好安全防护。如果观众区有器材或者线材必须做好防护，加上防护垫及线桥。但必须美观整洁。突出主题。可以制作徽标、也可以放置单位标识，从大小、色块对比入手突出主体，确定色调，庄重还是热烈、还是童趣、还是艺术等。简炼。布置物品要大小有明显差别，否则太平。如果是节日活动，突出热烈氛围和口号。活动主题是对活动宗旨的鲜明概括，应视活动的性质，用简洁、富含寓意或双关语等词语标出。一定要与活动宗旨相呼应，不能偏离中心。活动宗旨指的是此次活动所要达到何种效果或产生何种影响，换言之，之后所有策划和执行都是围绕着活动宗旨展开的。因此，对于活动宗旨把握度在整个活动准备中至关重要。
确定晚会主题与形式。一场成功的晚会总有一名成功的导演，策划举办文艺晚会，首先要考虑晚会的目的，明确晚会的主题与形式。积极搞好晚会各项准备工作。在确定晚会的主题和演出时间、地点后，就要积极做好一系列准备工作。具体包括：及时印发文件，以宣传展板、海报等形式搞好宣传，扩大晚会影响，吸引广大师生关注和参与到晚会中来。 征集晚会节目或下达节目任务。晚会正式举行之前，组织节目进行彩排，并请专业老师对节目进行指导。彩排后，要对节目演出中的问题进行分析，提出下一步工作要求。确定工作人员。精心设计、布置晚会舞台。做好安全工作预案，对演出中的安全值班和易出现的安全问题进行考虑。
节目表演则是晚会顺利完成的重要部分，因为表演的节目能够条街氛围，而晚会活动常规节目的表演，一定是要善于表达有关企业单位自己文化的表演项目，这样不仅能够使现场的活动的氛围被调剂出来，还能够将企业的文化的到宣传，这样就能够让人们感觉到企业自身所带的灵魂，在年会活动中，节目也同期紧贴当下最流行的相关的表演，能够让人们感觉到很接地气。只有这样，才能让晚会活动顺利结束。每场晚会活动，新闻媒体的发布无疑是最关键和最给力的重要一环，因为它起到了很好的宣传的作用，在新品上市晚会，媒体见面会，这样的大型晚会活动之中，更是显得尤为重要。