首先根据参加人成立临时策划小组，最好从各部门抽人组成。先确定参会的人数和领导级别，然后再确定时间段（大概多长时间）是否需要住宿，大概需要几餐。领导们希望搞什么类型的活动，然后再了解附近周围的场地情况，确定预算情况（包含场地、餐饮、奖品及部分交通费用，另外还应准备应急费用）联系确定好场地时要考虑大家如何能准时到达，是分头去还是统一安排车，是租车还是借车，是否需要画路线图。分成几个组，由各组组长联系监督大家准时到场。然后就是活动的具体安排（最好规划好时间），如大家如何排座位，活动顺序，主持人人选。走的时候领导是否都有人送，其他人员最好结伴走（确保大家别在回家的途中出意外，到家后最好给各组组长打个电话），组织活动一定要注意别有意外。（还有就是要考虑有人喝多的情况，应如何处理）
比较繁杂，先写这么多吧